home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Fritz: All Fritz / All Fritz.zip / All Fritz / FILES / SPREOTUS / SYMWKS1.LZH / SYM102.TXT < prev    next >
Text File  |  1984-11-07  |  7KB  |  202 lines
  1.  
  2.  Symphony Notes 
  3.  Release 1 
  4.  For IBM and COMPAQ 
  5.  Personal Computers 
  6.  August 6, 1984 
  7.  
  8.  
  9.  Note 102      Transferring a 1-2-3 Database to Symphony 
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  Introduction 
  14.  
  15.  Symphony works with 1-2-3 database files in much the same way
  16.  1-2-3 does.  To make use of Symphony's additional database
  17.  capabilities using the FORM window, however, you must follow the
  18.  procedure outlined in this note. 
  19.  
  20.  This procedure involves retrieving the 1-2-3 file with Symphony
  21.  and saving it as a Symphony file, creating a blank Symphony
  22.  worksheet, and then combining the file's field name range and
  23.  Database range with the blank worksheet. 
  24.  
  25.  
  26.  
  27.  Before You Start 
  28.  
  29.  
  30.  1-2-3 and Symphony Databases 
  31.  
  32.  There are several differences between 1-2-3 and Symphony
  33.  databases: 
  34.  
  35.      *  The Input range in 1-2-3 is called the Database range in
  36.         Symphony. 
  37.  
  38.      *  Symphony classifies this Database range as well as the
  39.         Criterion range and the Output range as the Basic ranges.
  40.         Symphony specifies the Database and Criterion ranges
  41.         automatically during form generation. 
  42.  
  43.  
  44.  Symphony's Form Generation Process 
  45.  
  46.  During Symphony's form generation process, you can accept the
  47.  form setting defaults or you can change them.  The FORM window
  48.  Generate command offers the following form setting options:
  49.  
  50.      *  The default field type - Choose Label, Number, Date, Time,
  51.         or Computed.  Label is the default.
  52.  
  53.      *  The default field length - Indicate the column width.  The
  54.         default is 9. 
  55.  
  56.      *  The name of the Database settings sheet - This names the
  57.         settings sheet.  The default name is MAIN. 
  58.  
  59.  When Symphony generates a form, it automatically creates several
  60.  different ranges.  These ranges adopt the name of the Database
  61.  settings sheet.  Refer to the Symphony How-To Manual and the
  62.  Reference Manual for more information about these ranges. 
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  Procedure 
  67.  
  68.  Before you begin, be sure to make a backup copy of the 1-2-3
  69.  database file you are going to transfer. 
  70.  
  71.  Start with Symphony loaded in the computer.  If you have a
  72.  two-disk drive computer, put the disk with the 1-2-3 database
  73.  file in either disk drive.  If you have a hard-disk computer, 
  74.  you can either put a disk with the 1-2-3 database file in the
  75.  disk drive or work with a 1-2-3 database file on the hard disk. 
  76.  
  77.  
  78.  1.  Begin in a SHEET window and retrieve the 1-2-3 file you want
  79.      to transfer. 
  80.  
  81.      Select Services File Retrieve and call up the 1-2-3 file. 
  82.  
  83.      Note:  Be sure to indicate the appropriate disk drive when
  84.             you type in the name of the file to be retrieved.  If
  85.             your file is in a subdirectory, make sure you indicate
  86.             the subdirectory name. 
  87.  
  88.             You can retrieve the 1-2-3 file with its .WKS
  89.             extension.  When you select File Retrieve, Symphony
  90.             lists the available files on the command line on the
  91.             screen.  On the status line, you will see the path
  92.             ending with \*.wrk.  Press the Escape key once and
  93.             *.wrk disappears.  Then type in *.wks and press
  94.             Return; the files with a .WKS extension will be
  95.             listed.  Or, when making the backup copy of the file,
  96.             you can use the operating system command to change the
  97.             extension from .WKS to .WRK and then retrieve the
  98.             file. 
  99.  
  100.  
  101.  2.  Next, name two separate ranges: the field name range
  102.      (consisting of the column headings) and the Database range
  103.      (consisting of all the data in the worksheet).  Be sure to
  104.      write down the range names you use.  To simplify the transfer
  105.      process, you might use "fields" and "data" for the range
  106.      names. 
  107.  
  108.      *  Select Menu Range Name Create.  Type in a name for the
  109.         field name range.  Highlight the range and press Return. 
  110.  
  111.      *  Follow the same procedure to name the Database range and
  112.         highlight its boundaries. 
  113.  
  114.      *  Save the file with the Services File Save command. 
  115.  
  116.      Note:  It's a good idea to change the 1-2-3 .WKS extension 
  117.             to the Symphony .WRK extension now if you haven't done
  118.             it yet. 
  119.  
  120.  
  121.  3.  Copy the field name range onto a blank worksheet. 
  122.  
  123.      *  Select Services New Yes to create a blank worksheet. 
  124.  
  125.      *  Copy the field name range onto the new worksheet by
  126.         selecting Services File Combine Copy Named-Area. 
  127.  
  128.         Type in the name of the field name range (for example,
  129.         fields) and select Read and either Value or Formula. 
  130.  
  131.         Finally, type in the name of the saved file. 
  132.  
  133.      The field names should appear at the pointer position on 
  134.      the worksheet.  Don't worry if some of the field names are
  135.      shortened on the screen.  You can adjust the column widths
  136.      individually later. 
  137.  
  138.  
  139.  4.  Switch to the FORM window and generate an entry form. 
  140.  
  141.      *  Select Menu Generate.  You can accept or change Symphony's
  142.         default settings for the field type and length and the
  143.         Database settings sheet name at this point or you can wait
  144.         and change them later.  To accept the defaults, press
  145.         Return three times. 
  146.  
  147.      *  Highlight the field name range so that it includes all of
  148.         the field names. 
  149.  
  150.      *  Press Return and you will see the entry form. 
  151.  
  152.  
  153.  5.  Copy the Database range on the new worksheet. 
  154.  
  155.      *  Switch back to the SHEET window.  You will see the
  156.         database that Symphony generated.  The following ranges
  157.         are on the screen: Entry range, Definition range, Above
  158.         Report range, Main Report range, Criterion range, and
  159.         Database range.  (Full definitions of these ranges can 
  160.         be found in the Symphony How-To Manual.) 
  161.  
  162.      *  Press Goto and type in the name of the Database settings
  163.         sheet followed by _DB.  For example, if you accepted the
  164.         default name for the settings sheet, you would type
  165.         MAIN_DB.  Press Return and the pointer moves to the first
  166.         field name of the Database range.  Move the pointer down
  167.         one row. 
  168.  
  169.      *  Copy the Database range into the new worksheet by
  170.         selecting Services File Combine Copy Named-Area. 
  171.  
  172.         Type in the Database range name (for example, data) and
  173.         select Read and either Value or Formula. 
  174.  
  175.         Type in the name of the saved file. 
  176.  
  177.  
  178.  6.  Since Symphony has not yet extended the range of the new
  179.      database past the field name row, you must extend the
  180.      Database range. 
  181.  
  182.      *  With the pointer on the leftmost field name, select Menu
  183.         Query Settings Basic Database. 
  184.  
  185.      *  Highlight the range to include all the data that has been
  186.         brought into the Database range to the worksheet. 
  187.  
  188.      *  Press Return and then press Quit three times. 
  189.  
  190.      Symphony will now automatically adjust the Database range
  191.      downward each time a new record is entered through the entry
  192.      form. 
  193.  
  194.  
  195.  7.   Switch back to the FORM window and you will see the data
  196.       for the first record on the entry form.  Use the Page Down
  197.       key to see the next record on the entry form. 
  198.  
  199.       Select Services File Save to save the file.  You now have a
  200.       Symphony database file. 
  201.  
  202.